Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany Fun & Enjoy Production s.r.o., pokud se jedná o osobní údaje osob, které se účastní pořádaných soutěží (dále také jen „soutěže“).

Na základě NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 budeme zpracovávat Vaše data následovně.

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci ukládání údajů v rámci našich webových stránek. 

Osobní údaje účastníků soutěží, které bude naše společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté účastníky, typicky:

• jméno a příjmení
• pohlaví
• adresu
• datum narození
• telefonní číslo
• e-mail
• příspěvky do soutěže

dále

• údaje získané v rámci telefonních hovorů
• e-mailové komunikace s účastníky

V souvislosti s komunikací s účastníkem si naše společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  může ukládat vedle obsahu a komunikace dále:

• čas provedené komunikace s účastníkem
• IP adresu
• telefonní číslo
• přehled počtu přihlášení a
• přehled výher

U e-mailové komunikace jsou v rozhraní e-mailového klienta ukládány také běžné údaje související s takovou zprávou zasílané společně s ní.

U osob identifikovaných v příspěvcích účastníků jsou obvykle zpracovávány jejich

• fotografie  (např. v soutěžních příspěvcích)

Registrace pro soutěže je obvykle zajišťována prostřednictvím webového rozhraní, příspěvku v rámci sociální sítě, který je považován za přihlášení do soutěže, případně e-mailem.

Zdrojem zpracovávaných údajů účastníků jsou přímo tito účastníci (tedy se jedná o údaje jimi poskytnuté), dále jsou některé údaje získávány samostatně sledováním činnosti účastníků v rámci soutěže (např. v rámci kontroly přihlášení), či v rámci komunikace s účastníky (e-maily, tel. hovory). Z údajů u osob identifikovaných v příspěvcích účastníků jsou účastníci soutěží.

Webové stránky naší společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o. také používají cookies a jiné síťové identifikátory.

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek. 

Primárním účelem zpracování osobních údajů účastníka je

• pořádání soutěží

V této souvislosti budou údaje dále používány

• k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů
• kontrole zneužívání hlasování v soutěži či
• zabránění opakovanému hlasování
• pro statistické účely
• další rozvoj služeb souvisejících s pořádanými soutěžemi
• k vymáhání pohledávek a
• k ochraně práv naší společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o. a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů)

zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s účastníkem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti.
Základní identifikační údaje účastníků a případně údaje o jejich účasti v soutěži budou používány pro účely

• přímého marketingu

tedy pro:

• zasílání nabídek na další soutěže pořádané společností Fun & Enjoy Production s.r.o.  
• zasílání pobídky k rezervaci místa,
• zasílání informací o kalendáři akcí a programu pořádané společností Fun & Enjoy Production s.r.o., 
• nabídka produktů, které jsou v rámci nabídky našich webových stránek. (obvykle Merch společnosti, vstupenky na akce,..aj),

v nichž byla soutěž zveřejněna či jež byly výhrou v soutěži a to e-mailem, telefonem či poštou či případně, pokud s tím účastníci vysloví souhlas, i jiných marketingových nabídek.
Dále budou osobní údaje účastníka užívány Fun & Enjoy Production s.r.o. za účelem

• plnění jejích právních povinností

zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.
O výhercích soutěže a dále o účastnících soutěže, pokud to u nich vyplývá z charakteru soutěže (např. budou všichni účastníci zasílat do soutěže fotografie), může být přiměřeně

• referováno v médiích či v rámci propagace společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.
• Stejné platí u osob identifikovaných v příspěvcích účastníků, s ohledem na to, že tyto příspěvky jsou obvykle uveřejňovány (v závislosti na charakteru dotčené soutěže).

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. 

Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je

• nezbytnost plnění smlouvy o účasti v soutěži

tedy zajištění účasti účastníka v soutěži

• oprávněné zájmy společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.

dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejích práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely, další rozvoj služeb společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o., zveřejňováním údajů v rámci informací o soutěži na webových stránkách a propagace se zájmem na přímém marketingu

• a oprávněné zájmy třetích osob

zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné soutěže)

• plnění zákonných požadavků

zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 110/2019 Sb. a Nařízení), vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).
Pokud účastník vysloví souhlas se zasíláním obchodních sdělení nad rámec nabídky účasti v dalších soutěžích, bude právním základem zpracování jeho osobních údajů

• souhlas

Upozorňujeme, že souhlas může být kdykoliv odvolán. Zákonnost zpracování do odvolání souhlasu tím ale není dotčena.
V případě osob identifikovaných v příspěvcích účastníků je právním základem zpracování oprávněný zájem společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o..

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení . 

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.  (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.  a ochranu práv společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.  a třetích osob, přímý marketing či zpřístupňování zpravodajství o soutěži a o zpracování osobních údajů osob identifikovaných v příspěvcích účastníků), má dotčená osoba z důvodů týkajících se její konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy dotčené osoby nebo jejími právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může dotčená osoba vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu info@hotpeppers.cz V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  neměla údaje zpracovávat.

V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv na základě oprávněného zájmu společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusí účastník uvádět žádné důvody, proč si nepřeje nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznese účastník námitku tak, že odhlásí další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě bude obvykle za tímto účelem připojen, případně může námitku kdykoliv vznést zasláním e-mailu na adresu info@hotpeppers.cz. Při telefonickém kontaktu prosím sdělte tuto informaci.

Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby společnost Fun & Enjoy Production s.r.o. takové údaje i nadále zpracovávala.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme. 

Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. Společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  bude ukládat údaje obvykle po tuto dobu:

• pokud bude soutěž konstruována tak, že budou soutěžní příspěvky zveřejňovány, nebude doba zveřejnění obvykle omezena, tzn. soutěžní stránka s příspěvky bude obvykle dostupná bez časového omezení. Účastník ale může kdykoliv pořádat o odstranění svého soutěžního příspěvku z této stránky, přičemž pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro jejich další zveřejňování, bude příspěvek v přiměřené lhůtě ze stránky odstraněn. Stejné platí pro osoby identifikované v příspěvcích účastníků, pokud se bude jednat o žádost o smazání takového příspěvku.  Příspěvek však může být i nadále ukládán v podkladových databázích (viz dále),
• e-mail a telefon účastníka a základní údaje o tom, jak, kdy a v souvislosti s jakou soutěží byl získán, bude uložen pro účely zasílání marketingových sdělení ve zvláštní databázi, v níž budou po přiměřenou dobu uložena i zasílaná sdělení a údaje, jestli na ně účastník reagoval či nikoliv, a tyto údaje budou užívány pro zasílání sdělení do podání námitky/odvolání souhlasu a následně uloženy pro ochranu práv společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o.  a doložení souladu s právními předpisy ještě po dobu nepřevyšující 4 roky,    
• údaje o účastnících mimo výherců budou v podkladových databázích v případech jiných, než uvedených v písm. a), uloženy po dobu cca 12 měsíců od ukončení soutěže,
• údaje týkající se výherců v případech jiných, než uvedených v písm. a), budou zpracovávány po dobu cca 10 let od konce roku, v němž byla soutěž ukončena, neboť tvoří podklady pro účetnictví.
• pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o soutěži či záznamů vysílání, nebude doba jejich zveřejňování omezena.
• Pro zpracování údajů pro ostatní účely vychází společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  při určení doby zpracování z těchto hledisek:
• délky promlčecí doby
• pravděpodobnosti vznesení právních nároků
• obvyklých postupů na trhu
• pravděpodobnosti a významu hrozících rizik
• případných doporučení dozorových orgánů

 

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému. 
Společnost Fun & Enjoy Production s.r.o. bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude účast v soutěži umožněna a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).
Jméno a příjmení (a případně obec bydliště) výherců jsou obvykle zveřejňovány v daném médiu.

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní. 

Pro vývoj aplikací, správu webových stránek a rezervačního systému i systému soutěží využíváme služeb společnosti:

• EFFECTIVE ONLINE GROUP s.r.o., Ve Střešovičkách 2486/70, Praha 6 - Břevnov IČO: 27643557 DIČ: CZ27643557
• KNOWLIMITS GROUP a.s., IČ: 24179396
• KNOWMEDIA s.r.o., IČ: 24851191
• FUNKY Media s.r.o. IČ: 24223701
• KNOWORIGIN s.r.o., IČ: 63677792
• KNOWINSTORE s.r.o., IČ: 03741192
• KNOWWORDKS s.r.o., IČ: 03352595
• KNOWCOMM s.r.o., IČ: 24226751
• KNOWDIGITAL s.r.o., IČ: 24225061

která však částečně funguje jako samostatný správce osobních údajů.
U příspěvků, u nichž z pravidel soutěže vyplývá, že budou uveřejňovány, dojde k jejich uveřejnění v příslušném médiu a dále případně v souvislosti s informováním o soutěži či propagací soutěží pořádaných společností Fun & Enjoy Production s.r.o..
Společnost Fun & Enjoy Production s.r.o. jinak může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem účastníka. Společnost Fun & Enjoy Production s.r.o.  zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům:

• dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb)
• provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných společností Fun & Enjoy Production s.r.o., kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb
• Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu
• právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům
• kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také
• orgánům veřejné správy
• Pokud je soutěž spolupořádána společně s jinou osobou jako
• spolupořadatelem

budou osobní údaje výherců a v odůvodněných případech i účastníků poskytnuty také této další osobě, za účelem jejich kontaktování (v souvislosti se soutěží či jeho newslettery) a předání výhry. Údaje o účastnících budou takovému spolupořadateli poskytnuty pouze v případě, kdy to bude uvedeno v pravidlech soutěže, pokud účastník s tímto poskytnutím vysloví souhlas nebo pokud to bude nutné k ochraně práv společnosti Fun & Enjoy Production s.r.o., spolupořadatele či třetích osob.
Pro předání výhry budou potřebné doručovací údaje předány také

• doručovací společnosti (např. České pošta)

která je bude obvykle dále zpracovávat jako samostatný správce údajů.

V případě prodeje závodu či jeho části či přeměny společnosti mohou být osobní údaje předány takovému nabyvateli/právnímu nástupci či v omezeném rozsahu zájemcům o koupi za účelem právní prověrky.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů, odpovědná osoba:

Nikol Hofmann Veselá, info@hotpeppers.cz